Importa invitados y proveedores desde un archivo, una foto o texto

Empieza una importación

• Invitados: en el evento, haz clic en Importar lista.
• Proveedores y patrocinadores: Importar proveedores en la libreta de proveedores, o en la pestaña Proveedores de un evento (entonces también se reservan en ese evento).

Suelta un archivo CSV o Excel, un PDF o hasta 6 fotos (de una lista impresa o escrita a mano, por ejemplo), o cambia a Pegar texto y pega una lista de un correo o un chat.

Las hojas de cálculo se leen directamente. Las fotos, los PDF y el texto los lee Claude, con tu propia clave de API de Claude (ver abajo).

Añade instrucciones para decir cómo leerlo: "usa la hoja 4", "solo las filas marcadas como confirmado", "la columna C es el número de mesa", "ignora la columna de notas", "omite la lista de personal de la página 2". Un Excel con varias hojas usa la primera salvo que nombres otra; elegir una hoja funciona sin Claude, y lo demás lo sigue Claude. Tus instrucciones se muestran arriba en la revisión.

Revisa antes de guardar nada

La revisión muestra cuántos se Encontraron, están Listos, Requieren atención, son Duplicados y se Omitieron; haz clic en un número para ver esas filas. Cada celda se puede editar, y los cambios se guardan sobre la marcha: puedes cerrar la página y volver durante una semana.

La casilla de arriba de la lista selecciona o quita la selección de todas las filas mostradas; filtra o busca primero para actuar solo sobre esas.

Columnas (hojas de cálculo) muestra cómo se leyó el archivo: qué fila tiene los nombres de las columnas —los títulos de arriba, como el nombre del evento, se dejan fuera— y qué es cada columna. Pon una columna en No importar para dejarla fuera, o da el mismo campo a dos columnas para unirlas (nombre y apellido). Leer el archivo de nuevo reemplaza los cambios hechos en las filas; no necesita Claude.

Cada fila dice qué falla y ofrece una corrección:

• un correo no válido, o un error probable (Usar gmail.com);
• un teléfono sin código de país;
• alguien repetido en el archivo, que ya está en el evento o en tu libreta de invitados con otra escritura;
• un invitado bloqueado;
• sin correo ni teléfono, así que no se le puede enviar la invitación (Hacer privado deja que la puerta lo encuentre por nombre);
• un campo que Claude no pudo leer con seguridad (borde punteado): compruébalo con el original.

Aplicar las correcciones sugeridas corrige todas las filas a la vez; Omitir las filas con problemas deja fuera el resto. Las filas con un problema se deben corregir u omitir antes de guardar. Si la importación supera la capacidad del evento o tu plan, la revisión lo dice arriba.

Al guardar, los invitados se añaden a la lista sin enviar nada: envía las invitaciones cuando estés listo (consulta Enviar invitaciones).

Proveedores: buscar datos en internet

Buscar datos en internet busca a cada proveedor en la web: su sitio, categoría, correo público, Instagram y logo. Lo que encuentra aparece bajo la fila con ✦ y un enlace a la fuente; acepta o rechaza cada dato, o Aceptar todo. Nada cambia hasta que lo aceptas. Un proveedor que ya está en tu libreta se reconoce: al guardar se completa lo que le falta y nunca se sobrescribe lo que tenías.

Está incluido en los planes de pago y usa tu clave de API de Claude: unos centavos por proveedor.

Conecta Claude

En Ajustes → Claude (importaciones con IA), crea una clave en la consola de Anthropic (API keys), pégala y haz clic en Comprobar y guardar. VenueWS la comprueba con Anthropic y la guarda cifrada; nunca se vuelve a mostrar (solo sus cuatro últimos caracteres). Anthropic te factura directamente. Puedes elegir el modelo, cambiar la clave o desconectarla cuando quieras.

Los archivos subidos no se guardan: solo las filas leídas, hasta que guardes o durante una semana. Los datos de los invitados nunca se buscan en internet.